Retrospectivas XXL, 3 grandes momentos en Agiles 2016

Durante Agiles 2016, tuve la oportunidad de co-facilitar tres momentos muy enriquecedores alrededor de la temática de las retrospectivas.

1. Taller Retrospectivas XXL

Un tiempo atrás había propuesto el Taller Restrospectivas XXL para el evento, con el objetivo de explorar con los participantes dinámicas y patrones específicos para retrospectivas con muchos equipos o participantes, abarcando periodos largos de tiempo y/o con una duración importante.

Una vez aceptado el taller, invité a Maica Trinidad a sumarse a este gran experimento: no nos conocíamos y nunca se había hecho el taller. Así es que diseñamos y facilitamos el taller.

En este taller de 2h participaron alrededor de 40 personas. Pudimos experimentar distintas dinámicas y técnicas que suelen funcionar bien para conversaciones multitudinarias, como por ejemplo Fishbowl, conversaciones emergentes, World Café, Gallery Walk, círculo, cross polinización, cosecha.

Adicionalmente aprovechamos estas mismas técnicas y dinámicas para conversar con pasión acerca de las características, los desafíos y las problemáticas especificas de las grandes retrospectivas, así como ideas para experimentar.

Fue un lindo experimento y me gustaron mucho las conversaciones apasionadas que surgieron durante las distintas actividades.

Agradecimientos especiales a Maica por el co-diseño y la co-facilitación, y a Cristina Rúa por la facilitación gráfica del taller!!!

Comparto las Fotos del taller.

2. Co-diseño de Retrospectiva

Al inicio del evento, los organizadores me pidieron si podía diseñar y facilitar la retrospectiva del evento. Acordamos contar con un espacio de 1h al final del evento y hacer la retrospectiva en el salón grande, con el objetivo de ayudar a los organizadores del próximo Agiles 2017.

A diferencia de otras experiencias de grandes retrospectivas, el desafió para mi era el poco tiempo disponible (1h) y la gran cantidad de participantes (cerca de 400). Tenía ganas de diseñar y facilitar esta gran retrospectiva con tiempo y en equipo. Por eso propuse una sesión en el Open Space del evento invitando a los participantes del Taller de Retrospectivas XXL (y a todos los interesados) a poner en práctica lo que habíamos visto diseñando esta gran retrospectiva.

La sesión de diseño fue muy interesante, con muchas ideas y experiencias de los participantes. Nos tomamos un buen tiempo para definir el propósito de la retrospectiva, sin hacer demasiado foco en las técnicas a utilizar. Ya cuando nos quedaba muy poco tiempo, nos separamos en dos grupos y realizamos dos iteraciones muy cortas de diseño de la retrospectiva, que luego pudimos combinar sacando lo mejor de cada equipo.

Terminamos la sesión definiendo roles y resolviendo algunos temas logísticos. En menos de una hora, y corriendo contra el reloj, logramos un mínimo diseño viable de la retrospectiva.

3. Retrospectiva del Agiles 2016

Empezamos la retrospectiva con cerca de 350 participantes con muchas expectativas después del tercer día intenso del evento. Seguimos los siguientes pasos:

a) Lo que más nos gustó

Pedimos a los participantes caminar despacio en el salón, respirando y bajando el ritmo. Cada uno tenía que recordar personalmente lo que más le había gustado del evento.

Luego se armaron grupos de 3 personas, que tuvieron un momento corto para grabar un video de 20-30 segundos de lo que esperan del próximo evento #Agiles2017. Se publicaron luego estos videos en redes sociales.

Quedaron como primer entregable de la retrospectiva estos videos que fueron difundido en twitter bajo el hashtag #Agiles2017.

b) Preguntas Candentes

Se unieron grupos para formar nuevos grupos de 6 personas, sentados en el piso. La consigna fue de elegir una pregunta "candente" del grupo respecto a la organización del próximo evento.

Al final del tiempo impartido, cada grupo escribió su pregunta candente en un hoja y la entregó a otro grupo.

Luego cada grupo tuvo un tiempo para reflexionar sobre la pregunta candente que le entregaron, y finalmente idear elementos de respuestas.

Se documentaron estas ideas de respuestas en otra hoja pegada a la hoja de pregunta candente.

c) Aprendizajes Potentes

Con los mismos grupos, se trabajó luego en identificar los aprendizajes "potentes" que les dejó el evento. Cada grupo eligió un solo aprendizaje potente y lo documento en otra hoja.

d) Gallery Walk

Pegamos en una pared todas las preguntas candentes con sus respuestas, y en otra pared todos los aprendizajes potentes.

Repartimos marcadores y post-its y pedimos a los participantes que recorren todos los resultados pegados en la pared, con la posibilidad de sumarle post-its enriquecedores a los resultados: "+1", "me gusta" o aportando ideas, comentarios, criticas, etc.

En unos minutos todos pudieron revisar los resultados de los grupos y enriquecerlos eventualmente con sus propios post-its.

Quedaron como segundo entregable todas estas hojas y post-its enriquecedores de preguntas candentes, sus elementos de respuestas y de aprendizajes potentes.

e) Agradecimientos y Ánimos 

Terminamos la retrospectiva con la dinámica de Gracias en Shiverish, donde todos los participantes se agradecieron por el evento y se dieron animo a llevar lo vivido a su día a día en un idioma ficticio que se habla muy fuerte y con muchos gestos exagerados. Un momento de pura energía!

Más Fotos de la Retrospectiva.

La facilitación de la retrospectiva fue un gran trabajo de equipo, y creo que salió muy bueno gracias a los aportes de cada facilitador. Gracias totales a mis compañeros de facilitación!

Reflexiones

Los tres espacios que mencioné en este post fueron grandes experimentos, con mucha incertidumbre inicial. En los tres casos me permitieron conectarme y compartir con personas muy valiosas que no conocía de antemano.

También pude comprobar en los tres espacios, como suele pasar en las retrospectivas XXL, que es necesario preparar y diseñar muy bien, pero luego hay que estar dispuesto a soltar el control y dejar que las cosas emergen a través de la inteligencia colectiva.

Por el feedback recibido creo que logramos motivar a varias personas en hacer retrospectivas XXL y que también se generaron entregables de valor para la organización del próximo Agiles 2017.

¡Muchas gracias a todos los participantes!

Para profundizar el tema de las retrospectivas, los invito a conocer la capacitación Powerful Retrospectives for Teams de Kleer.