Tribus de Auto-Organización en el Agile Open Camp

¿Cómo salir del consumismo en eventos, donde los participantes son servidos por un staff o organizadores? 

¿Cómo involucrar más a las participantes y hacerlas sentirse dueñas de la organización?

En este post cuento el experimento de tribus auto-organizadas que realizamos para la organización del Agile Open Camp Chile 2018, con sus 80 participantes.

Origenes

En el Agile Open Camp Bariloche 2015, que organizamos sin experiencia y como pudimos, no tuvimos otra opción que explorar algunas facetas de la auto-organización: cocinar las cenas del evento, servir las mesas y ordenar, todo eso entre todos los participantes del evento.

Luego vi un mecanismo similar y terriblemente eficaz en un Art Of Hosting de Conversaciones para Todos en el 2015.

Exploré en varias oportunidades mecanismos de auto-facilitación en grupo, pero sin haberlo llevado a la escala de un evento completo de varios días como el Agile Open Camp.

Finalmente, en el Agile Open Camp Colombia 2018, aparecieron con entidad propia las tribus de auto-organización, lo que nos termino de motivar para experimentarlo también en el Agile Open Camp Chile 2018.

El Concepto

Las tribus de auto-organización son un mecanismo de facilitación de eventos que permite delegar a sus mismas participantes distintos aspectos de su organización y facilitación. Las tribus son responsables que algunas cosas sucedan, no necesariamente de hacerlas ellas mismas. 

En nuestro caso lo limitamos al momento del evento (los 3 días del mismo), quedando afuera las actividades de organización y facilitación previas y posteriores al evento. 

Definición de las Tribus

Identificamos previamente 9 aspectos claves de la organización y facilitación del evento, y definimos las responsabilidades asociadas:

1. Cosecha & Cierre

• Generar y compartir con las participantes las conclusiones y aprendizajes de las distintas sesiones y actividades. 
• Facilitar espacios de cierre de cada jornada, incluyendo actividades para la mejora continua del evento.

2. Materiales & Lugares

• Administrar y asegurar la disponibilidad de los materiales y útiles necesarios para las distintas sesiones y actividades.
• Velar por una logística adecuada en cuanto a los lugares donde ocurren las distintas sesiones y actividades. 

3. Ritmo & Tiempo

• Cuidar que el ritmo de las distintas actividades sea el adecuado para lograr un evento increíble y cómodo para todos los participantes. 
• Refinar y hacer respetar los tiempos de las distintas sesiones y actividades del programa. 

4. Memoria & Difusión

• Cuidar y fomentar la difusión del evento hacia afuera. 
• Canalizar la generación de materiales de registro del evento: videos, fotos, etc. 

5. Orden & Bienestar

• Mantener el orden en los distintos lugares del evento.
• Cuidar el bienestar de cada una de las participantes. 

6. Embellecimiento & Información

• Ofrecer facilitación gráfica de las distintas sesiones y actividades. 
• Generar y mejorar la información visual necesaria para la auto-organización del evento. 

7. Aperturas & Open Space

• Facilitar espacios de apertura y de market-place de cada open space. 
• Mantener y difundir la agenda de sesiones del open space. 

8. Caminatas & Actividades

• Generar oportunidades de actividades de caminata y/o contacto con la naturaleza. 
• Coordinación y difusión de actividades fuera de programa. 

9. Fiesta

• Diseño de la fiesta del sábado a la noche. 
• Facilitación de la fiesta. 

Preparación

Eramos un grupo de organizadores trabajando desde hace varios meses para concretar el evento. Estuvimos organizando y facilitando todos los aspectos previos y posteriores al evento, así cómo las primeras actividades del evento (acreditación, apertura, primeras charlas relámpago, etc.), hasta la formación de las tribus. 

Es importante aclarar que en este caso, el lugar elegido (Centro de Eventos Colinas de Cuncumen) contaba con una infraestructura espectacular, con personal propio y todos los aspectos relacionados con la comida resueltos, lo cual simplificó muchos varios aspectos de la organización. 

Adicionalmente, para habilitar la auto-organización de las tribus, cuidamos particularmente disponibilizar la mayor información posible a todas, cómo por ejemplo la agenda completa del evento:

Preparamos previamente los materiales necesarios para las actividades típicas de un Agile Open Camp: laminas/rotafolios, marcadores, cinta, hojas, lapiceras, post-its y otros útiles. Dejamos todos estos materiales en libre acceso para las tribus que los necesitarían. Debatimos en el equipo de organización si comprar algún material extra para la fiesta (cotillón, etc.), pero al final sentimos que ibamos a influenciar o restringir la auto-organización de la tribu de Fiesta, así que no lo hicimos. 

Cada persona del equipo de organización eligió (por interés propio) la tribu a la cual quería participar. Tuvimos que recurrir a un par de personas que no habían participado de la organización para completar. Llamamos a esta persona de la organización el Irresponsable de la Tribu. Su rol en la tribu era lanzar la tribu y dejar que se auto-organice, haciendo de nexo si fuera necesario entre la tribu y el resto de la organización y/o el staff del lugar.

Finalmente diseñamos unas dinámicas para el lanzamiento de las tribus para el inicio del evento. 

Lanzamiento de las Tribus

Presentamos al inicio del evento estas tribus a los participantes, y le pedimos que cada uno elija una tribu a la cual quería aportar. Pusimos como restricción que cada tribu tenga entre 6 y 10 participantes (siendo 80 las participantes). 

Luego dimos una ultima oportunidad de cambio de tribu, y de agregar otra tribu con otro aspecto de organización, lo cual no ocurrió. 

Cada tribu tuvo luego unos minutos para conocerse y entender un poco más lo que se esperaba de la tribu. Luego pudieron empezar a organizarse para hacerse cargo de las responsabilidades correspondientes. 

Magia

A partir de ahí ocurrió la magia de la auto-organización y cada tribu empezó a desempeñar su rol para el resto del evento, con sucesos que me parecieron increíbles, tanto en el proceso como en sus resultados. 

Rápidamente las tribus se auto-organizaron, y en particular se pudo apreciar un fuerte sentido de identidad en varias de ellas. Aparecieron distinciones visuales para identificar a la tribu y/o gritos de la tribu. Se convocaban varias reuniones de tribu para coordinar un montón de aspectos que no habíamos pensados desde la organización previa y surgían soluciones a cualquier desafío.

Al final del primer día, hicimos una retrospectiva entre todas las participantes para intentar mejorar la organización de los días siguientes. Se agruparon las tribus y se identificaron oportunidades de mejora en la organización, que se compartieron entre todas. Fue increíble para mi ver como, apenas se terminaba de compartir una oportunidad de mejora, ya la tribu correspondiente se proponía para resolverlo, con un sentido de responsabilidad muy fuerte. 

Las soluciones y cosas que co-crearon las tribus fueron en muchos casos superadoras de lo que podríamos haber hecho desde la organización, y mucho más rápidas y orgánicas. Me cuesta destacar algunos ejemplos dentro de todo lo que se hizo... Me viene a la mente en desorden: 

• conseguir mejor café
• recolectar eficazmente los desechos
• armar señaletica clara en todo el lugar
• disponibilizar materiales en cada momento en todas las salas
• organizar cierres poderosos cada día
• comprar bebidas para una fiesta épica 
• armar una búsqueda del tesoro endiablada
• buscar y recorrer alternativas de caminatas
• armar y compartir álbum consolidado de fotos
• avisar sistemáticamente de los horarios de fin de las actividades
• mantener una agenda digital de todas las sesiones del open space
• facilitar gráficamente un montón de sesiones
• y mucho más...

Del lado del equipo inicial de organizadores, las tribus fueron como una gran bocanada de aire fresco. Yo me sentí mucho más tranquilo que en otros eventos que organice sin tribus. Con el equipo de organizadores pudimos dedicarnos a cuidar otros aspectos, como por ejemplo las relaciones con el staff del lugar y algunos temas fuera del alcance de las tribus. Y eso a mi me permitió disfrutar mucho más del evento y estar presente en gran parte de las actividades. 

Finalmente, lo que más destaco de este mecanismo de tribus, fue ver como las participantes se hicieron y se sintieron dueños del evento, tomándose con mucho empeño su (auto-)organización y haciéndose cargo de su propia experiencia. Todavía recuerdo esta magia...

Feedback

Estuve haciendo una pequeña encuesta entre los participantes del Agile Open Camp Chile 2018 para recopilar feedback sobre el mecanismo de tribus. A continuación una selección de los resultados:

¿En qué tribu participaste?

Las tribus fueron un gran aporte al éxito del Agile Open Camp Chile 2018

72.7% de las encuestadas muy de acuerdo con esta afirmación. 

¿Cómo viviste tu participación en la tribu?

• De forma activa y horizontal con los otros integrantes, armamos un whatsapp donde nos íbamos comunicando en caso de que alguien necesitara algún tipo de apoyo, de forma natural ocurrió que todos los de la tribu íbamos a charlas distintas por lo que se vio representada la tribu en distintos lugares sin ser necesario forzarlo. 

• Muy activa y buscando cumplir el objetivo, sin empujar a los compañeros de tribu. Se dio naturalmente que algunos estuvieron más atentos y otros vivieron su evento relajados. Eso no fue un impedimento para cumplir.

• De forma agradable y entusiasta

• Natural, sentí que era una forma orgánica de autogestionarnos

• Atenta de lo que pudiese faltar y confiada de que todos colaborarían

• De forma "natural", fluida y curiosa. Abierta a pedir ayuda

• Pues en general, me gusta hacer facilitaciones gráficas y ahora me sentí más comprometida a ello. Además colabore con [...] para una, así que encantada

• Me pareció que pude haber dado más de mi, pero sentí que habían personas que conocían más del tema y me contuve a aportar de mejor forma. 

• Muy bien. Creo que logramos varios acuerdos interesantes en la tribu y que pudimos hacer fluir bien el evento respecto a lo que nos competía coordinar.

¿Qué hubiera sido diferente en el AOC Chile 2018 al no existir las tribus?

• Siento que sin las tribus como organizadores hubiésemos tenido que estar más presentes en temas higiénicos y administrativos, nos hubiese quitado la posibilidad de vivir el campamento como uno más, gracias a las tribus tuvimos la posibilidad de delegar la responsabilidad en todos y que todos también se involucraran más al hacerse responsables de su tema. 

• Más trabajo para los organizadores, y muuuchos menos frentes cubiertos. Las tribus permitieron que pudiera haber preocupación sobre muchos detalles.

• Quedaría toda la responsabilidad sobre los tres monos, a cambio de esta forma nos hicieron protagonistas y empoderaron a los campers hacia donde lo que más le llamaba la atención. 

• El evento hubiera sido más pobre, más centralizado y mí participación hubiera sido mucho más como un invitado más en lugar de sentirme co-anfitrión.

• El ritmo probablemente

• Trabajo adicional para la coordinación y no necesariamente se habría cumplido con todo

• La apropiación del evento y los espacios por parte de los participantes.

• Menos unión y compromiso colectivo

• El ánimo de muchos ya que vi como nos sentimos participe del evento y logramos que fuera nuestro. 

• Hubiese habido más trabajo para la organización y menos distribución de las responsabilidades entre los participantes.

Otras observaciones

• Felicitarlos porque esta iniciativa estuvo genial!!!

• Amé que en la retrospectiva hayamos planteado observaciones y necesidades sin apuntar a ninguna tribu en específico. Qué cada tribu haya tomado acciones de manera pull en lugar de push me pareció fantástico.

• Mantener la libertad de acción y de entrega permitirá aflorar lo mejor de cada participante

• Ojo con las personas que son introvertidas que a veces puede ser muy invasiva la actividad. 

• Las tribus potenciaron el alcance de cada categoría y nos formó en distintos sub-equipos que a su vez formaron conexiones entrañables. 

Oportunidades de Mejora

En esta encuesta también se identificaron oportunidades de mejora, que complemento con ideas personales para próximos Agile Open Camps u otros eventos:

• Proponer espacios periódicos dentro de la agenda para coordinación de cada tribu.
• Presentar las tribus antes del evento y dejar que las participantes se anoten en las tribus antes y empiecen a auto-organizarse.
• Fomentar que se generen otras tribus según las ideas y deseos de los participantes. 
• Comunicar mejor el propósito de cada tribu, quizas a través de un video. 
• Tener un checklist de los aspectos básicos a cubrir por cada tribu.
• Considerar espacios de coordinación entre las tribus. 
• Generar espacios para que los miembros de cada tribu puedan compartir sus experiencias en el evento.

¿Se te ocurren algunas ideas de mejora? ¿Qué harías distinto? No dudes en compartir tus reflexiones en los comentarios del post...

Y para cerrar, me gustaría compartir la respuesta de una participantes de la encuesta de feedback a la pregunta: ¿Cómo se podría mejorar el mecanismo de tribus?

"No se puede mejorar. Son auto-organizadas!!!"