Open Training: un mecanismo de capacitación auto-gestionada

De Mayo a Septiembre 2011, pudimos rodar en mi empresa una iniciativa de Open Training a la cual participaron 16 personas.

Espíritu del Open Training
Diseñamos este mecanismo de auto-capacitación tomando como base los conceptos de Open Space, Open Space Training y Caddying, que suelen convivir muy bien con los valores ágiles. En particular tratamos de sostener las siguientes premisas a lo largo de toda la iniciativa:

• La participación es libre, espontánea y voluntaria.
• El trabajo es auto-gestionado.
• Los temas son propuestos y elegidos por los participantes, dentro de los intereses profesionales que se pueden desarrollar en la empresa.
• El único objetivo es el crecimiento del grupo.
• Es la primera iteración de la iniciativa, con lo cual se considera una prueba y hay que mejorar el mecanismo.

Organización
Tomando la auto-gestión como base, la organización del Open Training fue bastante sencilla, y solamente hizo falta organizar las reuniones siguientes para darle un marco:

1. Kick-Off
Iniciamos con una sesión de Kick-Off, donde se explicaron el concepto, la dinámica y el marco (tiempos y recursos disponibles) de la iniciativa. Luego con una dinámica Open Space, los participantes propusieron temas de interés. Finalmente se auto-formaron 3 grupos de estudio, eligiendo cada uno un tema de capacitación (eligieron Qlikview, MS EPM y Automatización de Pruebas).

2. Diagnostico y Objetivo

Dos semanas más tarde, juntamos los 3 grupos para que presenten la evaluación inicial de sus conocimientos en el tema correspondiente y el objetivo a lograr al final de la iniciativa. Para llegar a eso, cada grupo tuvo que reunirse, investigar sobre el tema de referencia para poder definir unos ejes de aprendizaje y una escala de evaluación para cada eje. Cada miembro del grupo auto-evaluó su conocimiento actual con esta escala. Luego cada grupo definió un objetivo grupal a lograr al final de la iniciativa. La figura siguiente muestra el ejemplo del grupo Qlikview, donde se ven los ejes de aprendizaje elegidos: Componentes, Scripts, Entorno, Teoría e Informes. 

Se ven en el gráfico la evaluación promedio del diagnostico inicial y el valor objetivo de los conocimientos del grupo. Para cada eje, los grupos definieron el significado de los valores 1 a 4. Por ejemplo, para el eje Componentes, definieron la escala siguiente: 

1. Sin conocimiento
2. Conocimiento de los componentes disponibles y de las opciones gráficas
3. Conocimiento básico de los componentes, manejo de las expresiones y dimensiones
4. Conocimiento intermedio de los componentes y manejo de los componentes añadidos

3. Checkpoint

Siete semanas más tarde, juntamos a todos los grupos otra vez para que presenten sus avances. Cada grupo estuvo contando brevemente que estuvieron haciendo desde la reunión anterior, los resultados que lograron en este plazo y una nueva evaluación del estado del conocimiento del grupo. En algunos casos los grupos decidieron ajustar su objetivo para adecuarlo en función del conocimiento adquirido. En la figura siguiente, se ve la evaluación del conocimiento en este checkpoint para el grupo Qlikview:

4. Cierre y Retrospectiva
Ocho semanas después, hicimos la reunión de cierre de la iniciativa, otra vez con todos los participantes. En esta oportunidad cada grupo contó las acciones realizadas desde el checkpoint, los resultados alcanzados y presento una última evaluación de los conocimientos adquiridos, comparándolos con los objetivos iniciales. La segunda parte de la reunión fue una retrospectiva de la iniciativa, donde se trabajo sobre lo positivo y negativo de las distintas partes de la iniciativa, lo que permitió identificar y priorizar en grupo mejoras para una segunda iteración.




Resultados y Lecciones Aprendidas

Los resultados fueron variados:

• Los grupos crecieron en su conocimiento de los temas correspondientes, en forma medible.
• Un grupo se auto-disolvió al perder el interés por el tema elegido.
• Dentro de cada grupo, algunas personas pudieron aprender más que otras.
• En un grupo, además del conocimiento adquirido, se generaron herramientas concretas para uso en proyectos.
• Los objetivos de aprendizaje de cada grupo fueron demasiado ambiciosos y no se pudieron cumplir del todo.
• La mayoría de los participantes disfrutaron de la iniciativa.

De la retrospectiva de esta primera experiencia, surgieron varias oportunidades de mejora. Las más votadas fueron:

• Mejorar el mecanismo de selección de temas para que cada participante pueda tener un tiempo de reflexión antes de elegir.
• Acortar los tiempos entre checkpoints. 

Finalmente, todos los participantes expresaron el deseo de repetir la experiencia del Open Training.