¿Cómo hacer retrospectivas con equipos distribuidos?

No hay caso: siempre es mejor la retrospectiva cara a cara, donde todo el equipo está presente en el mismo lugar. Permite ampliar fuertemente y hacer más fluida la comunicación entre todos, el contacto visual, la lectura de expresiones corporales, etc.

Sin embargo, a veces la situación no es ideal, el equipo está distribuido y no siempre se puede reunirlo físicamente. En estos casos, aconsejo lo siguiente:

1. Tratar de todas las formas posibles de reunir el equipo físicamente para la retrospectiva. 
2. Si no se puede, hacer una retrospectiva distribuida. Me parece una lástima no usar esta herramienta fantástica que es la retrospectiva por el pretexto de la distancia geográfica. Obviamente no va a ser igual, quizás la calidad de la retrospectiva no sea la misma, pero aún así me parece que vale la pena hacer la actividad.

Dicho esto, quiero compartir algunos tips que pude valorar en retrospectivas distribuidas:

• Sobre el Espacio Compartido

Con equipos distribuidos, a veces la tentación es fuerte de no hacer una retrospectiva, aunque sea virtual. Y en algunas ocasiones se prefiere pedir a los miembros del equipo para que hagan su retrospectiva personal y manden sus conclusiones por email. Eso es lo peor que se puede hacer!

En equipos distribuidos me parece crítico tratar por todos los medios posibles de aumentar y cuidar las instancias de comunicación para limitar el déficit comunicacional generado por la distancia. Para las retrospectivas en particular es fundamental establecer un espacio (virtual) en un tiempo compartido por todos.

Con lo cual, mis recomendaciones para garantizar el espacio compartido son:

1. Convocar la reunión con anticipación, teniendo en cuenta las particularidades de cada locación involucrada (por ejemplo en una locación terminan de trabajar a las 17h, en otra tienen 2h de almuerzo, etc.).
2. Garantizar la presencia de todos en el horario acordado, con los medios y las herramientas correspondientes.
3. En cada locación, velar por lograr buenas condiciones para la retrospectiva (por ejemplo que el ambiente no sea muy ruidoso, que se pueda hablar sin molestar a nadie, etc.).
4. Durante la retrospectiva, si una persona se va, es importante que lo notifique explícitamente a todo el equipo, ya que no hay otra forma de darse cuenta. De la misma forma es importante que el facilitador avise explícitamente cuando inicia la retrospectiva, cuando termina, y eventualmente cuando se hacen pausas.

• Sobre la Comunicación Verbal

Al no estar físicamente juntos, el soporte a la comunicación durante una retrospectiva es crítico, y hay que tomarlo como tal. 

Para comunicación verbal, se puede usar el teléfono, skype, gtalk o alguna otra opción equivalente. Es importante probar previamente el medio elegido, para asegurar que se escuche bien a todos, que no haya cortes, etc.

Mis recomendaciones para garantizar la comunicación verbal son:

1. Elegir el mejor soporte a la comunicación verbal disponible. Eventualmente tener un Plan B por si se cae la comunicación en el medio de la retrospectiva.
2. Garantizar la disponibilidad de uso de los dispositivos (por ejemplo que haya micrófonos y auriculares disponibles, o teléfono con alto-parlantes, etc.).
3. Probar entre todos el soporte previo a la reunión para asegurar su buen funcionamiento. 
4. Durante la retrospectiva, es importante que el facilitador haga periódicamente chequeos para asegurar que todo el mundo sigue escuchando bien y pueda hablar sin problema. 

• Sobre la Comunicación Visual

Ver a los miembros del equipo que no están presentes en el mismo lugar es una fuente de información muy importante. En las retrospectivas, donde muchas veces afloran las emociones, la información visual y corporal aporta mucho contexto, y es uno de los aspectos más difíciles de garantizar en retrospectivas distribuidas. Además –y sobre todo si la reunión se extiende más de 1h- es mucho menos cansador poder ver a los interlocutores para mantener la atención y concentración en la reunión.

Conviene llevar al extremo todos los medios disponibles para tratar de compensar la distancia física. En particular los check-in / check-out de las retrospectivas son actividades que hay que cuidar mucho con equipos distribuidos (ver por ejemplo esta explicación de check-in/check-out por Ingrid Astiz). Es el momento donde todo el equipo escucha a los miembros uno a uno. Contar con vídeo para ver la cara y/o el cuerpo de la persona que habla durante el check-in y check-out aporta un contexto visual muy útil para la retrospectiva.

Mis recomendaciones sobre la Comunicación Visual son:

1. Si se puede contar con una instalación para hacer video-conferencias, usarla. Lo mejor es poder compartir una pantalla para trabajar y otra para ver la gente participando.
2. En caso de no contar con tal instalación, recomiendo usar Skype o Google+ Hangouts con webcams, o algo similar.
3. En la eventual ronda de check-in y check-out de la retrospectiva, recomiendo usar el video. En particular resulta muy útil enfocar la cara y/o el cuerpo de la persona que habla en estos momentos. 
4. Como siempre, garantizar los medios (webcams, etc.) para la vídeo y probar previamente que todo funciona bien.

• Sobre el Soporte Colaborativo

A mi gusto trabajar con post-its, marcadores y rota-folios en las retrospectivas presenciales es fantástico e incrementa notablemente la colaboración. En las retrospectivas distribuidas es otro aspecto complicado de implementar.

Sin embargo existen algunas herramientas para ayudarnos con eso. Personalmente he hecho retrospectivas distribuidas con planillas colaborativa en google docs y pizarra colaborativa de post-its en Edistorm.

Si bien todavía tiene algunas funcionalidades a mejorar, recomiendo muchísimo Edistorm. Es una herramienta estupenda que fue para mí un gran habilitador para hacer retrospectivas distribuidas. Básicamente Edistorm permite escribir post-its y compartirlos en un pizarra colaborativa en tiempo-real. Además tiene un mecanismo básico para poder votar sobre los post-its compartidos. En la captura siguiente podemos ver parte del resultado de una retrospectiva distribuida. En azul uno de los problemas tratados colaborativamente,  en verde las acciones de mejora elegidas y en amarillo otras acciones de mejora que no fueron elegidas.

Mis recomendaciones sobre el Soporte Colaborativo:

1. Elegir herramientas que permiten la colaboración en tiempo real, o sea que cada uno pueda ver en el momento lo que está editando el otro. 
2. Contar con un proyector en cada locación o con una notebook/PC para cada participantes (o eventualmente cada 2 participantes), para que todos puedan seguir en tiempo real lo que pasa en la herramienta.
3. Buscar herramienta que traten de re-crear el trabajo con post-its, como por ejemplo Edistorm. Identifiqué otras herramientas similares que no llegue a probar todavía en retrospectivas:  Twiddla, CardMeeting, Cacoo, BubbleUs, LinoIt, Corkboard
4. Preparar antes lo necesario (por ejemplo crear y compartir el soporte entre todos, crear usuarios/claves, armar la estructura de post-its necesaria en la herramienta, etc.).
5. Que el facilitador de la retrospectiva explique el uso de la herramienta a todos, para que no sea una traba a la hora de usarla. Elegir herramientas de uso simple. 

• Sobre el Cierre de la Retrospectiva

En las retrospectivas se recomienda terminar la reunión con un momento de feedback donde cada uno cuenta como percibió la reunión y/o como se sintió. Sin embargo, para las reuniones distribuidas, debido a la limitación comunicacional, suele ser difícil captar lo que siente cada participante si no se expresa explicitamente. Por ejemplo a veces no se puede notar a la distancia la cara de enojo de un participante. En retrospectivas es clave encontrar formas alternativas de expresión de este feedback. 

Por otro lado, las interferencias comunicacionales en las retrospectivas distribuidas son comunes (por ejemplo se escucha mal, hay ruido de fondo, se corta la comunicación, no se sabe quien habla, etc.). Para poder  sacar provecho igual, suele ser útil manejar cierta redundancia en las conclusiones de la reunión o en la información critica expresada.

Mis recomendaciones sobre el Cierre:

1. Hacer un ejercicio especifico de check-out o bien pedir feedback sobre la retrospectiva a cada uno. Es importante tomarse el tiempo necesario para que cada uno a su tiempo pueda expresarse y ser escuchado sobre el tema. En particular pedir feedback sobre como impacto el hecho de estar distribuidos.
2. Mandar a todos los participantes luego de la retrospectiva un resumen escrito de los resultados importantes de la retrospectiva (eventualmente quedan documentados en la herramienta elegida).

Dos reflexiones para cerrar (ya escribí mucho):

Para mí el agilismo implica un aprendizaje continuo, y por eso recomiendo ser tolerante con la retrospectiva actual y exigente con la próxima, en particular cuando se trata de equipos distribuidos. De esta forma podremos equivocarnos, aprender y descubrir entre todos mejores formas de hacer retrospectivas distribuidas. De a un paso a la vez...

Veo la retrospectiva como la herramienta más eficiente de consolidación de equipo (a veces se habla de team building, pero personalmente prefiero el termino de "Team Jelly", que vi en el gran libro Peopleware). En el caso de equipo distribuido, las posibilidades de hacer actividades que aportan a la consolidación de equipo son más limitadas que en equipos locales, con lo cual creo que hay que dar una importancia especial a las retrospectivas distribuidas.