Detrospectivas, nunca más

Es mi deber compartir esta dinámica de retrospectiva llamada Detrospectiva.

Recopile en esta dinámica varias practicas que pude observar o que me comentaron y que me impactaron fuertemente. 

• Nombre: Detrospectiva

• Participantes: cuando más numeroso el grupo mejor. Funciona mejor con equipos muy distribuidos. 

• Duración: agendar o planificar 1 hora y ejecutarla en 3 horas. Puede ser útil hacer la reunión en varias veces. Un buen horario para empezar la reunión es el viernes a las 17h.

• Alcance: al finalizar una iteración corta (lo ideal es cada semana)

• Propósito: generar una minuta para los niveles jerárquicos superiores

• Facilitador: es clave su participación, y es particularmente útil que sea hábil en acortar las intervenciones de los participantes para poder expresar claramente su punto de vista superador.

• Objetivos: Esta dinámica permite formatear y dirigir el espacio de retrospectiva para evitar intercambios, debates y construcción de mejora en grupo, sin impedir la formalización de una buena minuta para los niveles jerárquicos. 
• Material y Preparación: tener abierto en la maquina del facilitador el email-minuta de la retrospectiva anterior. Se usará como base para la minuta de la retrospectiva.

• Pasos

1. En este dinámica no es necesario explicar el objetivo, es auto-explicativa si se siguen bien los pasos.
2. El facilitador lee en voz alta las acciones de mejora de las minutas de todas las retrospectivas anteriores, comenta y registra en que estado está cada acción a su criterio (Pendiente, En Curso, Realizada).
3. El facilitador pregunta a cada participante de a uno:
• ¿Qué hicimos bien en la ultima iteración?
• ¿Qué hiciste mal en la ultima iteración?
• ¿Qué acción de mejora se te ocurre?
• El facilitador registra las respuestas a estas 3 preguntas que les parezcan pertinentes en forma resumida.
4. El facilitador pregunta si alguien tiene algo más para aportar, y si le gusta lo que digan lo puede sumar en la minuta.

• Variantes
• Se puede saltear la parte de ¿Qué hicimos bien? del paso 3, o eventualmente copiar y pegar esta parte de la minuta anterior si no hay tiempo.
• En lugar de escuchar a los participantes de a uno, se puede acelerar la dinámica pidiendo que manden previamente sus aportes por email al facilitador. En tal caso, el facilitador podrá filtrar los puntos que le guste y leerlos el mismo en la reunión. 
• En el caso mencionado de mandar los aportes por email, puede ser útil que sean aportes anónimos (usar una casilla de email creada para la ocasión). Sirve cuando los participantes no se animan a hablar y/o cuando quieren identificar culpables sin que se sepa de donde viene la denuncia. 

• Tips
• Empezar muy puntual con los participantes que ya llegaron. Los participantes atrasados se perderán escucharlos, pero lo importante es que quedé registrado en la minuta, no que todos escuchen a todos. 
• Está bueno empezar el paso 3 con la persona más tímida del grupo, así pierde la timidez y anima a los otros a hablar (peor que esta persona tímida no les puede salir).
• Sobre las acciones de mejora: cuando más ambiguas mejor. Nunca ponerle fecha ni responsable, lo cual podría provocar que se hagan. Acuerdense que el objetivo de esta dinámica es la minuta, no la mejora. 
• No aporta mucho que los participantes vean lo que está escribiendo el facilitador en el email-minuta. Se suelen distraer leyendo y a veces podrían no estar de acuerdo con el facilitador. .
• Es importante registrar el autor de cada respuesta en el paso 3, así quedan bien claro los culpables y los motiva a mejorar.
• Lo más efectivo es que se documenten los resultados en el email-minuta. Si se puede imprimir en el momento para que todos lo firmen, se gana mucho tiempo y se puede mandar directamente al o a los Gerente(s) correspondientes (cuando más numerosos son mejor). 

• Origen: Cualquier similitud con la realidad es pura coincidencia. 

Llamado a la Colaboración

Para cerrar, aclaro que describí esta dinámica porque constaté que se hacen retrospectivas parecidas en varios equipos. Para mi es algo terrible que puede destruir equipos, errandole a varios conceptos básicos de las retrospectivas como por ejemplo: 

• que todos se puedan expresar y ser escuchados en un ambiente contenido.
• que se identifiquen y entiendan en forma colaborativa las causas de los problemas de un equipo. 
• que se elijan en equipo acciones orientadas a la mejora concreta a corto plazo.

Les pido ayuda para erradicar lo antes posible las detrospectivas. Por favor compartir este post a todos sus contactos y en particular a los que facilitan (o participan) retrospectivas parecidas. 

Un mundo de retrospectivas mejores es posible, depende de cada uno...