"Working remotely is the new normal" (Katharine Schwab)
La colaboración en equipos remotos está pasando de ser una ventaja competitiva de algunos a una necesidad cada vez más fundamental en casi todas las organizaciones.
Y, si bien contamos con herramientas tecnológicas cada vez más adecuadas para sortear la distancias geográficas, facilitar reuniones distribuidas suele levantar muchos desafíos.
Para festejar los 10 años de Kleer, con Verónica Argañaraz, facilitamos un webinar gratuito Potenciando la Colaborazión Remota, para explorar algunas claves en la facilitación de reuniones distribuidas.
Propósito
Así definimos el propósito del webinar:
"Un experimento de co-creación de experimentos para potenciar la colaboración remota, potenciando la colaboración remota."
Compartimos:
- La grabación del webinar:
- La presentación que usamos en la introducción del webinar
- El chat del webinar
- Los 3 tableros que usamos: mapa, desafíos y experimentos
Resumen
Organizamos el webinar de la siguiente manera:
1. Introducción
(0'00 a 12''00 en la grabación)
- Propósito
Dimos la bienvenidas a las y los participantes y comentamos el propósito del webinar.
- Expectativas
Mientras esperábamos las ultimas personas atrasadas, pedimos a las y los participantes que escriban en el chat cuáles eran sus expectativas para este webinar. Algunas expectativas seleccionadas:
- "Mi expectativa es llevarme herramientas para trabajar en mis equipos remotos."
- "Encontrar al menos una nueva forma de hacer cosas junt@s de manera distribuida/virtual."
- "Saber de más técnicas de como colaborar con personas ubicadas en distintos lugares."
- "Sumar herramientas y perspectivas para trabajar remotamente."
- "Estoy en este momento en un proyecto de armar esquemas de trabajos para equipos remotos en una empresa y me interesa este webinar para poder mejorar mi trabajo."
- "Mis expectativas es conocer técnicas innovadoras para mejorar la dinámica de mi equipo."
- "Quiero potenciar mi trabajo."
- "Estoy acá porque trabajo bastante con equipos remotos y sigo viendo diferencias con actividades presenciales."
- "Mi objetivo es aprender y conocer experiencias para mejorar mi trabajo con mi equipo remoto."
- "Conocer como trabajar efectivamente con personas remotas."
- "Trabajo en forma remota y me gustaría escuchar como mejorar o subsanar la brecha de estar remoto."
- "Obtener mejores resultados en las ceremonias y reuniones de equipos."
- "Cómo colaborar con mis clientes y sumarlos con facilidad."
- "Manejo de mejores comunicaciones."
- Pedido
Hicimos un pedido a todas y todos los participantes para cuidarnos remota- y colaborativamente.
2. Nuestro Mapa
(12''00 a 16''00)
Presentamos un tablero virtual con distintos bloques:
- ¿Quién está?
Para familiarizarse con la herramienta Webwhiteboard, pedimos a los participantes que peguen un post-it en el tablero con su nombre y ubicación geográfica.
- Agenda
Presentamos brevemente la agenda del webinar, visible en el tablero.
- Más
Introducimos otras secciones del tablero donde compartir inquietudes, referencias adicionales, herramientas útiles y feedback sobre el webinar.
3. El Cuerpo Remoto
(16''00 a 23''22)
- La Vibración
Hicimos todas y todos juntos una dinámica corporal basada en la vibración para conectarnos con el cuerpo localmente, relajarnos, y al final experimentar una conexión remota entre todas y todos.
4. Nuestros Desafíos de Colaboración Remota
(23''22 a 51''00)
- Sub-grupos
Armamos sub-grupos de 3-5 personas, en salas separadas (Breakout Rooms). Le pedimos que en cada grupo conversen acerca de los principales desafíos que encuentran en la colaboración remota. Adicionalmente, pedimos a cada grupo que registren estos desafíos en un gran tablero virtual compartido.
- Gallery Walk Virtual
Re-armando grupos de 2-3 personas, en salas separadas, dimos unos minutos para que cada grupo recorre el tablero generado con todos los desafíos, al estilo de una visita de museo (virtual). También le pedimos que indiquen con una marca de color los desafíos a los cuales más se conectaban.
Aquí el resultado de los dos pasos anteriores:
5. Vitrina de Experimentos
(51''00 a 1'00''37)
- Definición de Experimentos
Nuevamente nos separamos en grupos de 3 a 5 personas en salas (Breakout Rooms), con la consigna de elegir uno de los desafíos de la actividad anterior, y definir algunos experimentos para mitigar, evitar o sortear la problemática relacionada. Los grupos pegaron sus experimentos en el siguiente tablero:
6. Cierre
(1'00''37 a 1'10''31)
- Compartir Experimentos
En plenaria, y con un temporizador bien visible con el tiempo restante, compartimos algunos de los experimentos del bloque anterior, así como algunos comentarios sobre el webinar.
- Feedback del Webinar
Adicionalmente, pedimos feedback en el chat. Algunos mensajes seleccionados:
- "Me gusto el webinar, ya que fue bastante interactivo y no fue una presentación."
- "Pasó todo muy rápido, me gustó mucho el inicio con los acuerdos para la comunicación"
- "Genial el formato, ya en él mismo es un aporte grandioso, para recopilar aportes y conciliar opiniones de 47 personas desconocidas"
- "Me pareció que destinamos mucho tiempo a la relajación"
- "Felicitaciones por la dinámica del webinar que fue muy de "aprender haciendo"...
- "Sería bueno de manera previa enviar una encuesta para definir si se puede englobar desafíos y venir puntualmente a discutir sobre esos desafíos globales que la misma audiencia propuso"
- "Muy bueno! me sorprendió como 47 desconocidos trabajamos mas ordenados que 5 u 8 conocidos!"
- "Este Webinar me ha resultado muy interesante, interactivo e intenso! // Aprendí de webwhiteboard y pedidos... // Me sorprendió la velocidad con que avanzamos jaja"
- "dinámico, excelente forma de interactuar y compartir opiniones con personas que no conoces"
- "Me gustaría haber recibido mas herramientas de trabajo colaborativo. Explorar todas las posibilidades de zoom"
- "Muy bueno! En esta realidad globalizada y digital me parece indispensable. Me gustaría tener espacios para aprender a conocer más herramientas como estás en equipos, para tener muy buenas interacciones visibles como hoy. Gracias!"
- "Me mantuvo atenta y participativa"
- "La dinámica nos demostró un buen resultado para no a las distracciones"
- "Me gusto mucho! Me pareció muy interesante! Me gustaría conocer mas herramientas y mas encuentros como este! Gracias! :)"
- "Muy linda experiencia y excelente la coordinación de Thomas y Vero! Gracias por compartir Muy bueno"
- "Me hubiese gustado escuchar su experiencia y mas aprendizajes sobre remotos"
Aprendizajes
Algunos aprendizajes que destacamos de este gran experimento:
- Cambio de horario
Por cuestiones personales tuvimos que adelantar una hora el webinar unos días antes. Al haberlo difundido en varias redes sociales, aunque publicamos el cambio en las redes y notificamos a través de zoom a las personas ya inscritas, varias personas no se enteraron del cambio de horario.
En el futuro intentaríamos no hacer cambios al horario, ya que es muy difícil de asegurarse que todas y todos se enteren.
- 2 facilitadores para 47 participantes
Fue muy necesario facilitar de a 2 el webinar y poder repartirnos los diferentes aspectos de la facilitación en distintos momentos:
- compartir presentación/tablero
- explicar las consignas
- reforzar las consignas en el chat
- seguir los comentarios en el chat
- transmitir en el chat otras informaciones importantes
- armar y gestionar los breakout rooms
- seguir los tableros virtuales
- cuidar los tiempos
- tomar decisiones sobre las actividades
- etc.
Aun así fue intenso y nos requirió mucha concentración para atender todo lo que pasaba.
- Agenda ambiciosa
No queríamos hacer un webinar muy extenso en el tiempo, y nos fijamos una duración de 60 minutos. Al diseñar la agenda, nos dimos cuenta de entrada que teníamos muchas actividades e intentamos reducir y simplificar al máximo todo lo que queríamos hacer.
Logramos sostener nuestro plan hasta la actividad de desafíos, que se extendió más de lo previsto. En consecuencia, tuvimos que eliminar una actividad final (La Maquina Virtual) y simplificar el cierre que habíamos previsto. Al final el webinar duro 70 minutos.
En el futuro, estaría bueno adecuar mejor la duración a los contenidos, y preveer un margen de tiempo libre para este tipo de desvíos.
- Problema técnico con el tablero virtual
Basamos gran parte de las actividades del webinar en la edición colaborativa de varios tableros virtuales con la herramienta Webwhiteboard, que venimos usando en este tipo de actividad desde hace un par de años sin problema.
En particular durante la actividad "Nuestro Mapa", cuando todas y todos los participantes estaban pegando post-its virtuales con sus nombres y ubicaciones geográficas, en un momento se borró de golpe todo el tablero virtual, y no recuperamos nunca la información.
Tuvimos un momento de pánico ya que teníamos previsto seguir usando varios tableros virtuales en el resto del webinar... Por suerte no hubo más problemas en las actividades siguientes, aunque estábamos sacando capturas de pantallas de los tableros todo el tiempo por si se caía algo... Ahora estamos reportando el problema a Webwhiteboard.
El aprendizaje es de tener un plan B por si alguna herramienta no funciona. En este caso podríamos haber preparados los 3 tableros virtuales en una segunda herramienta para poder usarla si fallaba la primera.
- Un experimento positivo
Más allá de los aprendizajes mencionados, desde nuestra perspectiva, podemos decir que nuestro experimento funcionó:
- Logramos co-facilitar varias actividades remotas con casi 50 personas que en muchos casos ni se conocían.
- Menos el incidente técnico mencionado, las herramientas que elegimos funcionaron de forma aceptable.
- En 70 minutos las y los participantes lograron identificar muchos desafíos de la colaboración remota, e identificar algunos experimentos para mitigar estos desafíos.
- Si bien hay muchos aspectos a mejorar, en este webinar logramos aprender sobre colaboración remota colaborando remotamente.
Adicionalmente, el feedback de los participantes fue en general muy bueno, y varios mencionaron que fue una buena experiencia.
Nuevamente queremos agradecer a todas y todos los participantes por su buena predisposición y por compartir el experimento: ¡MUCHAS GRACIAS!
Más
Algunas referencias adicionales sobre el tema:
- Potenciando la Colaboración Distribuida, de Kleer
- REMOTE: Office Not Required
- 67 meeting facilitation tips for remote teams
- ¿Cómo hacer retrospectivas con equipos distribuidos?
- Herramientas para conectarse:
- Herramientas para edición colaborativa:
¡Invitamos a todas y todos a seguir colaborando remotamente agregando en los comentarios del post referencias adicionales de interés, herramientas recomendadas, experiencias, desafíos, feedback y observaciones sobre el webinar!
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