Una pequeña guía del Open Space virtual

En los últimos meses tuve la oportunidad de organizar varios eventos con formato Open Space Virtual con mucha experimentación. En este post quiero compartir algunos aprendizajes. Ojalá puedan ser útiles a otras personas, aunque no hay garantía!!! 

1. Contexto

El Open Space es un formato de encuentro en el cual quienes participan proponen los temas de interés a tratar y luego eligen las actividades a las cuales quieren asistir. En este post no voy a explicar lo que es un Open Space, sino cómo organizar y facilitar un Open Space virtual. Para más información sobre Open Space, recomiendo leer Manual de instrucciones para un Open Space, Opening Space for Emerging Order, Desconferencia o Open Space Technology)

Esta pequeña guía se basa principalmente en los aprendizajes de 3 casos recientes de eventos en formato Open Space virtual que co-organicé:

	Open Space Virtual Colaboración Distribuida	Tiempo Libre Para...	Agile Open Camp en tu casa (AOC.etc 2020)
Fechas y duración	25 de marzo del 2020, 2h30 de duración	11 de abril del 2020, 4h de duración	24 al 30 de mayo, 24x7
Participantes	100 participantes de Latinoamérica y España	65 participantes de Latinoamérica y España	140 participantes de 10 países de Latinoamérica y España
Sesiones	13 sesiones	12 sesiones	114 sesiones
Propósito	Reflexionar acerca de ¿Cómo mejorar nuestros espacios de colaboración distribuida?	Jugar, pintar, poesía, música, magia, desconectar-nos y conectar-nos! ¿Perder el tiempo?	Conectar a quienes participaron de un Agile Open Camp presencial
Organizacións	4 personas	5 personas	6 personas
Herramientas	Trello, Whatsapp y Zoom	Trello, Telegram y Zoom	Trello, Telegram, Discord y Zoom

2. Organización y Facilitación

Como voy a detallar en este post, hay varios aspectos a cuidar a la hora de organizar un Open Space virtual. Para mí es muy útil organizarse de la siguiente forma:

• Un equipo de organización de entre 3 y 6 personas, con mínimo 1 a 2 personas con experiencia en encuentros virtuales. Este equipo es el que co-crea y diseña el evento, invita a sus participantes y sostiene el espacio.

• Un equipo de facilitación de entre 2 y 4 personas, que pueden ser también del equipo de organización, con experiencias en facilitación remota y sus herramientas, para facilitar los espacios de apertura y cierre del evento. 

• Un equipo de personas voluntarias de por lo menos 5 personas, con experiencia en las herramientas que se usan, para ayudar a quienes encuentren dificultades en el uso de las herramientas. 

Estos números pueden variar según la cantidad de participantes y la duración del evento.

3. Invitación

Invitación Open Space Virtual Colaboración Distribuida, que difundimos principalmente en redes sociales (Twitter, LinkedIn) y en grupos de comunidades afines (Agile, Trabajo Remoto, etc.)

Un factor clave del éxito de un Open Space (virtual) es su invitación. Recomiendo dedicar una buena reflexión entre quienes organizan el evento para definir a quienes invitar y su propósito. Las siguientes preguntas pueden ser de utilidad para guiar esta reflexión:

• ¿Quiénes queremos que participen? ¿Quiénes no queremos que participen?
• ¿Cómo llegamos a esas personas? ¿Con qué canales, medios, redes las invitamos?
• ¿Cuál es el propósito del evento? ¿Qué nos gustaría que pase?
• ¿Qué valor van a encontrar quienes participan? ¿Cómo se las contamos?
• ¿Qué pregunta convocante lo suficiente abierta y poderosa podría motivar a participar?
• ¿Cómo difundir una invitación simple, concreta y clara al evento?
• ¿Hay algunas imágenes que nos pueden ayudar?

Invitación Tiempo Libre Para... que enviamos con un pequeño texto explicativo en redes sociales, grupos de comunidades afines y meetups relacionados

Invitación al AOC.etc 2020, que enviamos por email a quienes participaron de AOCs previos.

4. Canal de Comunicación 

Es fundamental encontrar un canal de comunicación adecuado que permita a la organización y a quienes participan difundir anuncios. Desde la organización recomiendo asegurarse de lograr sumar a quienes participan a un único canal de comunicación, que sea de fácil uso para todas y que se consulte frecuentemente o instantáneamente. 

En los 3 casos que mencioné, usamos en cada caso un grupo de Telegram o de Whatsapp compartido con todas las personas participantes para esta comunicación. En un caso no logramos que todas las personas inscritas se sumen al grupo y nos trajo varias complicaciones en las comunicaciones. 

Adicionalmente, en los 3 casos usamos otro canal de comunicación de organización (restringido al equipo de organización) para poder comunicarnos en tiempo real sobre temas de la organización, en estos casos como un grupo específico de Telegram.

 

5. Apertura

La apertura del Open Space es la oportunidad de iniciar el evento dando un tono e impulso inicial. En modalidad virtual eso representa un desafío mayor por no compartir el mismo espacio físico. En mi experiencia es clave invertir tiempo en preparar muy bien este momento. 

Recomiendo preparar un guion de los distintos pasos y dinámicas del momento de apertura, con tiempos estimados, y tener claro quiénes van a facilitar cada parte. Con unas buenas equivocaciones he aprendido también que es clave practicar varias veces con las herramientas que vamos a usar en la apertura, en condiciones lo más cercano posible a la realidad. 

Para mí la apertura de un Open Space virtual debe incluir los siguientes pasos (no necesariamente en este orden):

• Una presentación del propósito del evento y de su pregunta convocante.
• Algún momento para conversar en pequeños grupos de 2 a 4 personas, por ejemplo sobre expectativas del evento, o sobre la pregunta convocante.
• Alguna dinámica para poder conocer a las otras personas participantes.
• Una breve explicación de las reglas del Open Space.
• Una introducción a las herramientas que vamos a utilizar. 
• Un momento de Market Place / Feria de Idea (más detalles en la sección siguiente).

Un truco que uso es combinar la introducción a las herramientas que usaremos con la dinámica de conocer a las personas participantes. Por ejemplo, si queremos explicar algunas funcionalidades de Zoom para que las puedan usar las personas participantes, se puede pedir que apaguen todas su cámara, y luego pedir que la enciendan de vuelta sólo las personas que viven en un país/ciudad. O enseñarles a usar el chat privado compartiendo algo sobre ellas mismas con otra persona. En otro caso, para que puedan conocer las funcionalidades de Trello, se puede pedir que creen una tarjeta de presentación en esta herramienta, con su foto, unas etiquetas de intereses, una fecha clave de su vida, etc. De esta forma combinamos estas dos actividades en algo interesante para las personas participantes, aunque ya conozcan las herramientas. 

Fichas de participantes creadas en Trello durante la apertura del AOC.etc 2020

Mi recomendación es destinar entre 1 hora y 2 horas de apertura según la duración del evento y la cantidad de participantes. 

6. Market Place

Veo muy útil anticipar el momento de Market Place o Feria de Ideas del Open Space con un pre-market place digital, donde las personas participantes pueden registrar sus ideas de sesión/actividad, ver,  comentar y/o votar las ideas de otras personas. Tiene como beneficios darse una idea de lo que va a pasar en el evento, testear ideas y ver reacciones, unir esfuerzos en temas similares y refinar ideas gracias a los aportes de otras personas. He usado en varias oportunidades Tricider o una columna especial en el tablero Trello del evento para eso. Comunicar con tiempo este pre-market place a quienes van a participar ayuda a que se use y que así ya se conecten con el evento antes del mismo. 

Ejemplo de pre-market place en Tricider

Pre-market place en Trello del evento Tiempo Libre Para...

El market place principal del evento suele hacerse en la apertura, con todas las personas participantes. Es clave en mi experiencia que quienes participan puedan acceder muy fácilmente a la herramienta elegida de agenda del evento (más detalles en la sección Agenda), que sepan usarla y que puedan tener soporte por cualquier inconveniente de uso. Un gran beneficio del Open Space virtual es poder aprovechar las herramientas para compartir más información sobre las propuestas de sesión/actividad. 

En consecuencia, el market place de un Open Space virtual incluye dos pasos para proponer una sesión/actividad: completar una ficha de la propuesta en la herramienta de agenda y presentar oralmente la propuesta a todas las personas participantes.

Para la ficha de propuesta, recomiendo que tenga la siguiente información: título de la propuesta, nombre y contacto de quienes proponen, fecha y horario de inicio, duración, breve descripción de la propuesta, y lo más importante: el link para unirse a la sesión (Zoom, Google Meet o cualquier otra herramienta de videoconferencia que se usará).

Propuesta de sesión en el AOC.etc 2020

Para la presentación oral de la propuesta, recomiendo establecer un límite de 30 segundos máximo por propuesta, y asegurarse que se indique el nombre de quienes proponen, el nombre exacto de la sesión/actividad (para que las personas puedan luego encontrarla en la agenda), una breve descripción de la propuesta, y en qué momento se va a realizar.  

En eventos de varios días, puede ser útil hacer varios market places a lo largo del evento. Por ejemplo en el AOC.etc 2020, que duró una semana, se hicieron market place en la apertura, al día 4 y al día 6.

Adicionalmente, vi muy útil permitir a las personas participantes agregar propuestas fuera de los espacios de market place sincrónicos. Este market place continuo requiere que las propuestas sean bien definidas con toda su información en la herramienta de agenda y adicionalmente que se comuniquen claramente en el canal de comunicación a todas las personas participantes. 

Aviso de propuesta de sesión en el canal de comunicación del AOC.etc 2020

7. Agenda

En un Open Space virtual, al no compartir el mismo espacio físico, la agenda es un elemento clave del éxito del evento. Es fundamental proporcionar una herramienta para tener una agenda centralizada, que sea fácil de uso, tanto para crear sesiones o actividades del evento, como para consultar los horarios e información de cada sesión o actividad. Como ya lo mencioné en la sección Apertura, es importante asegurarse que las personas participantes sepan usar las funcionalidades que usaremos para la agenda, por ejemplo practicando en la apertura y/o con un soporte para las personas que lo necesiten.  

En algunas oportunidades de Open Space virtual con pocas personas participantes (menos de 25), usamos Google Slides para la agenda, pero para eventos con más participantes y varios husos horarios, recomiendo usar Trello, que permite hasta 1000 usuarios concurrentes en un tablero y resuelve automáticamente los horarios en distintos husos horarios (ver sección Husos Horarios).

A diferencia de una agenda de Open Space presencial, usar una herramienta digital de agenda nos permite agregar en forma descentralizada y rápida mucha información relevante de las sesiones o actividades del Open Space, como por ejemplo: la descripción de la actividad, quiénes la proponen, imágenes, links adicionales de interés, horarios y duración, comentarios y votos de otras personas participantes, entre otros. 

Al ser una herramienta de consulta central del evento, nos da la oportunidad de incluir información logística útil del evento, como por ejemplo links útiles, explicaciones e instrucciones.

Información útil en la agenda del AOC.etc 2020

Otra gran ventaja del Open Space virtual es no tener restricciones de espacio físico como en un Open Space presencial. Sugiero buscar herramientas de videoconferencia (Zoom, Google Meet, etc.) que permiten a las mismas personas participantes crear sus propios espacios virtuales para sus sesiones o actividades. De esta forma no hay restricciones al haber muchas sesiones en paralelo en un mismo horario. Es muy útil contar con personas voluntarias para ayudar a quienes proponen una sesión o actividad pero no saben o no pueden crear la videoconferencia correspondiente. 

En consecuencia, la estructura de la agenda sólo requiere definir bloques de horarios (y/o días si el evento es más largo), y dejar que las personas participantes autogestionen sus espacios de videoconferencia. 

Agenda Open Space Tiempo Libre Para...

En un Open Space virtual de duración de menos de un día, recomiendo proponer una duración de sesiones de entre 40 y 60 minutos, con la posibilidad de extenderla si fuera necesario. Para eventos de varios días, recomiendo dejar libre la duración de cada sesión o actividad. 

Un beneficio adicional de la agenda en Trello fue la posibilidad de indicar en cada tarjeta de sesión o actividad quiénes iban a participar (usando el campo de Miembros). De esta forma era muy simple ver y ser vista virtualmente, para decidir por ejemplo si sumarse o no a una sesión en función de quiénes van a participar, si son muchas o pocas personas, etc.

Agenda AOC.etc 2020

A modo ilustrativo, pueden consultar la agenda del Open Space virtual de Colaboración Distribuida y la agenda del Open Space virtual Tiempo Libre Para...

8. Husos horarios

Una desafío de los encuentros virtuales es el manejo de distintos husos horario. Muchas veces se genera confusión al comunicar horarios locales: "a las 11h a.m", "a las 15h GMT-3", etc. Puede ser un terrible rompecabezas publicar una agenda que tome en cuenta múltiples husos horario, más aún si no sabemos de antemano de qué países se van a conectar las personas participantes. 

Grilla de horarios de las personas participantes del AOC.etc 2020

Una gran ayuda es publicar horarios con la ayuda de una herramienta de conversión de husos horario, como por ejemplo The Time Zone Converter que permite crear links que convierten un horario al huso horario de quien lo cliquea (por ejemplo: 13h30 de Francia).

Sin embargo, lo más práctico es usar herramientas de agenda que tengan integrada la conversión de horarios. Por ejemplo las principales herramientas de calendario, como Microsoft Outlook o Google Calendar, permiten agendar citas en un huso horario, que será convertido automáticamente a los distintos husos horarios de sus invitadas. 

Para el AOC.etc 2020 usamos Trello como agenda del evento, usando una tarjeta para cada sesión e indicando su fecha y horario de inicio con el campo Vencimiento de la tarjeta. Este campo se convierte automáticamente al huso horario de cada usuario. 

Adicionalmente, cada participante podía exportar el calendario de Trello a su calendario, y tener una vista clara de las distintas actividades en sus distintos horarios: 

9. Pasillos Virtuales y Tribus

Lo que más me gusta de los Open Space presenciales es la posibilidad de tener conversaciones espontáneas en los pasillos del evento, encontrándose de casualidad con personas conocidas o generando conexiones improbables por compartir un espacio físico. 

Recomiendo generar uno o varios espacios de Pasillo Virtual en un Open Space virtual, para permitir a las personas participantes encontrarse fuera de programa y que surjan conversaciones emergentes y conexiones improbables. 

Para eso un mecanismo posible es dejar abierto un espacio de Zoom en paralelo a las sesiones en curso, y explicar a quienes participan cómo sumarse y su objetivo. Un objetivo adicional de este pasillo virtual es ofrecer a quienes participan un soporte continuo por cualquier inconveniente que tengan durante el evento. Del lado de la organización, es necesario turnarse para que siempre esté presente alguien que pueda dar soporte a las personas participantes. 

Otro experimento que realizamos durante el AOC.etc 2020 fue usar Discord como solución más potente de Pasillos Virtuales. Montamos un servidor Discord del evento (gratuitamente) y armamos unos canales de texto y de voz que simulan varios lugares donde se suelen encontrar personas en un evento del estilo Agile Open Camp. Adicionalmente dejamos que cualquier participante pueda crear sus propios canales. Se generaron muchos canales a lo largo de todo el evento donde las personas participantes pudieron intercambiar sobre sus distintos intereses, gran parte por canales de texto, pero también en algunos casos por voz y video. Fue un experimento exitoso a mi gusto ya que permitió muchas conexiones improbables y conversaciones emergentes. 

Recuerdo haberme acercado al canal de video/voz de Fogón en un momento libre al ver que había varias personas juntas, y así compartir un momento mágico emergente y espontaneo donde varias personas participantes nos regalaron canciones con distintos instrumentos. 

Algunos de los canales de Discord del AOC.etc 2020

Un Open Space puede ser una experiencia abrumadora por la cantidad de temas y actividades que emergen, a veces con muchas propuestas en el mismo momento. Como cada participante elige de cuáles actividades participar, se genera una gran variedad de experiencias en el evento. Si el Open Space es largo, puede ser muy enriquecedor tener un mecanismo de Tribus de Participantes.  

Un experimento que hicimos en el AOC.etc 2020 fue organizar en la apertura del evento tribus de entre 6 y 12 personas y proponerles tener encuentros en distintos momentos del evento para compartir sus experiencias del evento. En algunas tribus funcionó muy bien, en otras no tanto, pero de todas formas el mecanismo permitió a muchas personas participantes tener un grupo de personas con quienes compartir lo que les pasaba en el evento, lo que le había gustado, qué actividades habían hecho, etc. 

Adicionalmente, desde la organización invitamos a las tribus a hacerse cargo de algún aspecto de la organización del evento. De esta forma, aquella tribu que lo quería podía auto-organizarse para cuidar algún aspecto de la organización, replicando el mecanismo de Tribus de Auto-Organización que usamos en Agile Open Camps presenciales. 

Tribus de Auto-Organización en el AOC.etc 2020

10. Cosecha y Cierre

En la jerga de la facilitación, la Cosecha es lo que nos permite dejar un registro de lo más importante de una sesión/actividad, y compartirlo con todas las personas que participaron y eventualmente con las personas que no asistieron. Algunas herramientas de video-conferencia ofrecen la posibilidad de grabar sesiones (por Zoom o Microsoft Teams) y disponibilizar estas grabaciones a las personas participantes de un evento y a veces a personas que incluso no participaron del evento. Puede ser muy útil entonces dejar en la agenda, en cada ficha de sesión/actividad el link a la grabación, de forma que cualquiera persona pueda luego mirarla aunque no haya participado de la misma. 

Otro mecanismo potente de cosecha es el de co-crear un registro visual entre quienes participaron, un documento o un dibujo con lo más importante de la sesión. O simplemente grabar el chat de texto de la sesión y/o compartir notas de participantes. Todas estas formas de cosecha permiten luego compartir los links en la herramienta de agenda para que quienes quieran puedan acceder al registro de la sesión. 

Registro gráfico de una sesión de Open Space virtual, compartido con todas las personas participantes

En el Open Space Virtual de Colaboración Distribuida, pusimos a disposición de las personas participantes una plantilla de tablero virtual con post-its para que quienes lo deseen puedan registrar lo más importante de una sesión (link). 

Finalmente, el Cierre de un Open Space virtual tiene una importancia especial, y recomiendo también tomarse un tiempo para prepararlo adecuadamente. Es muy recomendable dedicar entre 30 minutos y 1h30 con todas las personas participantes para el cierre de un Open Space virtual. 

A mi gusto, es importante incluir los siguientes pasos o dinámicas en el cierre: 

• Introducir un mecanismo de feedback para que las personas participantes puedan aportar para mejorar el evento. Puede ser que no se realice el feedback durante el cierre, pero es importante dejar comunicados cómo se puede realizar (por ejemplo en un tablero virtual, con una encuesta, etc.)
• Algún momento para conversar en pequeños grupos de 2 a 4 personas sobre la experiencia en el evento y los aprendizajes clave. 
• Alguna dinámica plenaria para compartir sobre el evento, por ejemplo destacando lo más importante, una frase de resumen, un momento clave, etc. Puede ser útil una herramienta tipo Mentimeter para consolidar y visualizar resultados. 
• Algún momento de celebración, festejo o actividad energizante. 
• Opcionalmente, puede ser interesante, según el contexto, introducir una actividad en grupos reducidos de 3 a 6 personas para reflexionar sobre próximos pasos luego del evento. 

Próximos experimentos y referencias adicionales

Seguro seguiré experimentando con distintos formatos de conversaciones distribuidas: Open Space, World Café, Pro-Action Café, Fishbowl, entre otros...

También me gustaría probar otras herramientas que me mencionaron en distintas oportunidades o que no pude probar a fondo, como por ejemplo: Qiqochat, Sococo, Remo, Gather o SpatialChat. Aunque debo reconocer que con este tipo de herramientas, el precio suele ser una barrera para poder experimentar un poco antes de adoptarlas...

Comparto aquí algunas referencias adicionales sobre Open Space y Open Space virtual que me parecen de utilidad:

• How to create a company-wide, remote Open Space, by Kirsten Clacey
• Online Open Space: How To Get Moving, by Judy Rees
• Open Space Technology and Zoom – flexible online spaces, by Sam Bradd
• How to Host Open Space Technology Online Using Zoom + Google Slides, by Amanda Fenton
• How to Run a Virtual Open Space 
• The Tao of Holding Space, by Chris Corrigan
• How to Host a Cocktail Party on Zoom (and have better classes, conferences and meetings, too), by Misha Glouberman
• Guía Open Space 1ro de mayo, por Agile Barcelona
• Agile Facilitator, de Kleer

Si te pareció útil o te ha gustado esta pequeña guía del Open Space virtual, me encantaría conocer otros experimentos y recursos valioso sobre Open Space virtual. ¿Me compartís los tuyos?